Každý podnik, ktorý uvažuje nad zavedením nového, prípadne zmene aktuálneho informačného systému (v tomto prípade sa jedná o informačný systém ERP), stojí pred množstvom neľahkých úkolov. A to od samotného rozhodnutia, cez výber toho najvhodnejšieho systému a preškolenie budúcich užívateľov až po nástrahy počas implementácie. Zavedenie IS-u sa dá rozdeliť na nasledujúce kroky[1]:
- krok – Rozhodnutie o zmene podnikového IS: táto etapa je kľúčová, lebo tu sa na základe analýzy súčasného stavu (napríklad pomocou SWOT analýzy: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats – Silné a slabé stránky, príležitosti a hrozby) rozhodne, či nové riešenie prinesie očakávané výsledky, a teda či má vôbec zmysel uvažovať nad zmenou. V prípade rozhodnutia v prospech zavedenia sa určí predpokladaný rozpočet projektu.
- krok – Vytvorenie riešiteľského tímu: zostavenie správneho tímu je pre každý projekt dôležité. Nie je tomu inak ani pri zavedení ERP systému. V správnom tíme by malo mať zastúpenie každé oddelenie. Zvolený vedúci projektu koordinuje činnosť pracovníkov a je zodpovedný za dodržanie termínov a rozpočtu. Pracovný tím sa pravidelne stretáva na poradách, pričom sú vedené dokumentácie o priebehu projektu aj jednotlivých zasadaní.
- krok – Výber vhodného ERP a jeho dodávateľa: vzhľadom na to, že v súčasnosti existujú desiatky ERP systémov je rozumné rozdeliť výber na dve fázy. Najprv sa zo všetkých systémov vyberie malá skupina 2-3 IS (hrubý výber), ktoré spĺňajú dôležité predpoklady stanovené podnikom. Na tejto malej skupine sa potom spraví podrobná analýza (jemný výber) určujúca jeden konkrétny ERP systém od niektorého dodávateľa. V prípade, že podnik nemá záujem investovať veľa peňazí, môže si ERP systém vyrobiť pre vlastnú potrebu. Všeobecne ale platí, že nakúpený hotový systém je spoľahlivejší.
- krok – Uzavretie zmluvy na zavedenie ERP: pre zmluvy v oblasti IT je typická pestrosť obchodno-právnych vzťahov.
- krok – Implementácia: po podpísaní zmluvy dodávateľ zaháji implementačné práce. Súčasťou implementácie je analýza požiadaviek, návrh riešenia, určenie pravidiel komunikácie medzi dodávateľom a užívateľmi ERP systému, zaškolenie osôb, stanovenie spôsobu prechodu zo súčasného systému na nový (postupne, jednorázovo, paralelne) aj prevod dát do nového systému. Finálna fáza implementácie zahŕňa nasadenie jednotlivých modulov. Na konci tejto etapy sa spustí testovacia prevádzka kvôli prípadným chybám.
- krok – Prevádzka a údržba systému: po úspešnom zavedení ERP systému a zahájení prevádzky obvykle spolupráca medzi dodávateľom a zákazníkom nekončí. Vzhľadom na meniace sa potreby podniku je nutné neustále IS prispôsobovať. Môžu nastať aj nečakané udalosti, ktoré musí dodávateľ v rámci údržby riešiť (ak zmluva zahŕňa údržbu).
[1] BASL J., BLAŽÍČEK R., Podnikové informační systémy : Podnik v informační společnosti, 2., výrazně přeprac. a rozš. vyd., s. 196-209