Plánovanie a postup tvorby plánov

Plánovanie ako funkcia manažmentu

Plánovanie je cieľavedomá a sústavná činnosť určujúca presne čo bude organizácia robiť na dosiahnutie podnikových cieľov. V najvšeobecnejšom slova zmysle plánovanie je systematický rozvoj cielených programových činností na dosiahnutie podnikových cieľov založených na analyzovaní, vyhodnocovaní a triedení predvídaných príležitostí.

Plánovanie podľa Veľkej ekonomickej encyklopédie je charakterizované ako „funkcia riadenie, činnosť riadiacich subjektov zameraná na určovanie zámerov a cieľov podnikov, inštitúcií.“[1] Organizácia si teda prostredníctvom manažérov v procese plánovania stanovuje ciele, ktoré chce v nasledujúcom období dosiahnuť, čo potvrdzuje aj autorka Šimková. Tvrdí, že „plánovanie je projektovanie budúcnosti, t.j. budúceho stavu. Pomocou neho sa určuje cieľ, respektíve ciele organizácie alebo organizačnej jednotky a stanovujú sa cesty, ako tieto ciele v stanovenom čase a na požadovanej úrovni dosiahnuť.“[2]

Plánovanie je rozhodujúca činnosť, ktorá hľadá spôsoby ako zabezpečiť inštitúcii efektívne prežitie, predurčuje zmysluplnosť a účelnosť činností podniku. Predstavuje najdôležitejšiu a východiskovú funkciu, ovplyvňujúcu všetky ostané manažérske funkcie. Pri chybnom stanovení cieľov môže dôjsť k neefektívnemu využívaniu zdrojov, k stagnácii a v konečnom dôsledku k opusteniu trhu v závislosti od neplnenia si svojich funkcií.

V teoretických poznatkoch sa môže plánovanie javiť ako jednoduchý proces, ktorý sa dá presne vymedziť a jasne stanoviť, v praxi však táto činnosť nemusí byť jednoznačne definovateľná. Nie vždy sa dajú predvídať a prognózovať zreteľné zámery organizácií, môže dôjsť k podstatným komplikáciám. Plánovanie by malo preto pružne reagovať na rýchlo meniace sa podmienky trhu. Rýchlosť reakcie manažérov na zmenu trhových podmienok zvyšuje hodnovernosť spoločnosti v očiach akcionárov, investorov a regulačných orgánov.

Plánovanie v manažmente

Plánovanie má prioritu zo všetkých funkcií riadenia. Plán je základom pre aktivitu manažérov, ktorí sa angažujú pre jeho plnenia. Plán slúži ako podklad pre kontrolu. Obsahuje vytýčené ciele a zodpovedajúce úlohy, cesty, zdroje a prostriedky vedúce k cieľu.

Kvalitné plánovanie vyžaduje uskutočnenie množstva dôležitých rozhodnutí o cieľoch a spôsoboch ich dosahovania, o potrebných zdrojoch a požadovanom využití zdrojov podniku. Rozhodovanie vyžaduje mať k dispozícii niekoľko možností a alternatívnych riešení. Ich tvorba sa zakladá na informáciách o možnostiach a schopnostiach. Dôležitú súčasť manažmentu tvoria aj informácie a rozhodovanie, ktoré vytvárajú predpoklady na uskutočňovanie plánovania, ako a východiskovej funkcie manažmentu.

Plánovanie v organizácii je veľmi dôležitá činnosť, prioritná funkcia riadenia a podľa plánov manažéri riadia organizáciu. Plán je program, ktorý vylučuje resp. znižuje improvizáciu, ktorá nie je efektívna pre zdravý chod inštitúcie.

Každý plán obsahuje vytýčené ciele. Cieľ plánu sa definuje ako konkrétny bod, ku ktorému činnosť podniku smeruje. Úlohy plánu nadväzujú na ciele. Sú to všetky opatrenia, ktoré smerujú k cieľom. Čím sú ciele náročnejšie, ťažšie, tým sú aj úlohy zložitejšie. Cieľom podnikania je prevažne zveľaďovanie majetku, organizácie.

Medzi výhody plynúce z plánovania môžeme zaradiť na základe mojej práce vysokú efektívnosť využívaných zdrojov a vysokú produktívnosť práce. Plány nám poskytujú základ pre kontrolu a dosiahnuté výsledky porovnávame s plánom a taktiež vedie k dlhodobej stabilite a znižovaniu neistoty a rizika vo vývoji.

Z plánovania nám na druhej strane plynú aj nevýhody, medzi ktoré môžeme zaradiť vysoké náklady vynakladané na plánovačov. Ak sa plán zakladá na neúplných informáciách je potrebné vytvoriť nový plán, resp. plán preplánovať, čo si v konečnom dôsledku opäť môže vyžadovať zvýšené náklady a firemní pracovníci môžu v sebe prechovávať istú dávku nedôvery k zmenám.

Plánovanie ako proces

Plánovanie je možné definovať ako proces vytýčenia cieľov podniku, vymedzenie zdrojov a určenie postupov na dosiahnutie vytýčených cieľov.

Plánovanie ako proces zahŕňa vytýčenie cieľov, stanovenie prostriedkov na dosiahnutie cieľov, určenie ciest a spôsobov na dosiahnutie cieľov. Výsledkom plánovania je plán, ktorý je účelovo zameraný na cieľ organizačnej jednotky podnikateľského subjektu a na stanovenie postupov a prostriedkov, ako ho v stanovenej lehote a na požadovanej úrovni dosiahnuť.

Vytýčenie cieľov

„Na dosiahnutie takto vymedzeného cieľa by sme mali poznať všetky aktivity, ktoré budú v podniku uskutočnené a ktoré sú v rámci plánovania pripravované.“ [3] Ciele sú v konečnom dôsledku budúce stavy, ktoré chceme dosiahnuť v danej oblasti a k určitému termínu. „Úspešnosť podnikania v značnej miere závisí od správneho určenia podnikateľských cieľov, čo je v podmienkach trhovej ekonomiky podmienené dôkladným poznaním situácie, ktorá existuje na trhu.“ [4] Inštitúcia teda musí poznať podmienky do akých vstupuje na trh, pretože pri neidentifikovaných podmienkach nie je možné realizovať ciele organizácie.

Vymedzenie zdrojov na dosiahnutie cieľov

Splnenie vytýčených cieľov závisí v prvom rade na existujúcich zdrojoch, ktoré má podnik k dispozícii. „Zdroje podniku môžeme rozčleniť do niekoľkých kategórií:

• pracovné – tu patria manažéri a zamestnanci podniku
• materiálové – suroviny, materiál, polotovary
• kapacitné – stroje, zariadenia, výrobné kapacity
• finančné – kapitál, úvery, zisk.“ [5]

Totožne zdroje charakterizuje aj odborná internetová stránka. „Plánovanie jednotlivých druhov zdrojov sa uskutočňuje prostredníctvom čiastkových plánov – plánu výroby, plánu zásobovania, plánu opráv a údržby, finančného plánu a pod. Koordinácia a zosúlaďovanie čiastkových plánov sa uskutočňuje prostredníctvom súhrnného plánu podniku.“ [6] Zdroje na dosahovanie cieľov podniku sú limitované. Ich objem a štruktúru je možné v priebehu plánovacieho obdobia meniť, aby sa pri plnení cieľov zabezpečilo ich efektívne využitie. Plánuje sa objem, štruktúra a využitie zdrojov.

Postupy na dosiahnutie vytýčených cieľov

Cesty a spôsoby na dosiahnutie cieľov predstavujú rôzne variantné riešenia. Môžu sa tvoriť kombináciou využitia rôznych zdrojov, aby sa dosiahli vrcholové i čiastkové ciele v hierarchickej nadväznosti. „Alternatívnosť je jedným zo základných princípov plánovania. Jednotlivé alternatívy sa odlišujú rôznou náročnosťou na zdroje, účinnosťou ich pôsobenia, spôsobom využitia zdrojov, ale aj rôznymi dôsledkami súvisiacimi s napĺňaním vytýčených cieľov podniku.“[7] Výsledkom plánovacieho procesu je sústava plánov v podniku.

Postup tvorby plánov

„Proces tvorby plánov pozostáva z formulovania cieľov, analýzy prostredia, prípravy alternatív, hodnotenia a výberu alternatív a implementácie plánov.“[8]

Formulovanie cieľov

Určiť ciele je potrebné na začiatku plánovacích činností, aby sme si jasne vymedzili čo chceme v budúcnosti dosiahnuť. „Formulovanie cieľov je východiskovým krokom v procese tvorby plánu.“ 16 Ciele špecifikujú očakávané výsledky a stanovujú budúci stav, ktorý sa má vo vymedzenom plánovacom období dosiahnuť.

Analýza prostredia

Analýza prostredia je druhým krokom, ktorý je zameraný na zhodnotenie východiskovej situácie a odhaľovanie trendov budúceho vývoja prostredia. Predmetom analýzy je jednak externé prostredie a jednak interné prostredie. „Externé prostredie ponúka príležitosti ale súčasne vytvára hrozby a riziká súvisiace s napĺňaním vytýčených cieľov. Príležitosti môžu byť rast záujmu zákazníkov o výrobky. Rizikom môže byť napríklad rast cien surovín, energií a pod. Analýza interného prostredia sa zameriava na zhodnotenie vnútorných podmienok podniku – zdrojov a schopností podniku.“[9]

V praxi sa často využíva SWOT analýza, na zistenie silných a slabých stránok podniku, a pre využitie príležitostí podniku ale aj pre zistenie hrozieb, ktoré sa môžu vyskytnúť počas života podniku.

Príprava alternatív

„Príprava alternatív je krokom, ktorý je zameraný na hľadanie a skúmanie možných spôsobov a ciest ako naplniť vytýčené ciele pri predpokladaných vplyvoch prostredia.“ Jednotlivé alternatívy sa môžu od seba odlišovať druhmi a rozsahom aktivít, zapojením zdrojov, časovým priebehom a mnohými inými. Pri tvorbe alternatív je možné využiť počítačovú techniku a matematické metódy, čo môže prispieť k zvyšovaniu úrovne plánovacej činnosti a v tejto etape plánovania.

Hodnotenie a výber alternatív

Tento krok je zameraný na „kritické zhodnotenie pozitívnych a negatívnych stránok alternatív z pohľadu vymedzených kritérií odvodených od vytýčených cieľov.“ Výber alternatív je uskutočňovaný pomocou zvolených metód a techník. Hodnota a výber alternatív patrí medzi závažné plánovacie rozhodnutia.

Implementácia plánov

„Je záverečným krokom, ktorý smeruje k uvedeniu plánov do života a prípravu ich realizácie.“[10] Realizácia plánov vyžaduje prípravu a rozpracovanie projektov, vypracovanie podporných plánov a rozpočtov, uskutočnenie požadovaných organizačných zmien, dobudovanie informačných systémov ako aj personálne zabezpečenie realizácie plánov.

Metódy plánovania

Pri tvorbe plánov môžeme použiť viaceré metódy. Medzi najčastejšie využívané metódy plánovania patria kvantitatívne a kvalitatívne metódy.

Kvantitatívne metódy

Zameriavajú sa na projektovanie budúceho vývoja na základe prepočtov ukazovateľov, uplatňujú štandardné postupy zobrazené pomocou modelov a umožňujú využitie počítačovej techniky. „Medzi základné metódy patria štatistické metódy, bilančné metódy a optimalizačné metódy.“

Kvalitatívne metódy

Sú založené na vedomostiach a schopnostiach odborníkov, ktorí sú schopní predvídať budúci stav vo vymedzenej oblasti. „Z kvalitatívnych metód sa najčastejšie stretávame s využitím expertíz a scenárov.“[11]